Veja neste artigo como comparar relatórios com a função procv em um exemplo real que surge muitas vezes no cotidiano corporativo.
Quer particar? Então baixe a planilha utilizada neste artigo (comparar relatórios com a função procv): http://bit.ly/Planilhas_Suporte_Funcoes.
Eu perdi a conta de quantas vezes eu tive que fazer algum tipo de comparação com a função procv, pois é um tipo de situação muito comum.
As possibilidades de aplicação da função procv são infinitas, mas vou mostrar como comparar dois relatórios para encontrar dados faltantes.
Problema no relatório de vendas
Para utilizar a função procv e aplicar em caso de comparação vou propor um problema em um relatório de vendas com diferenças nos totais.
Foi identificado diferenças nos totais de dois relatórios de vendas, e para resolver será necessário fazer comparações com a função procv.
Em diferenças como esta dois problemas diferentes podem ter ocorrido, um deles é a falta de lançamentos e outro é a diferença de valores.
Vou contar com a primeira hipótese, pois tenho o número da venda e posso comparar os todos os lançamentos para identificar faltantes.
O relatório base será o 1, pois foi extraído do sistema e é o mais confiável.
Marcação no relatório base
Em casos como este é importante identificar o relatório mais confiável, e então aplicar algum dado para ser entregue como resultado da procv.
Neste exemplo temos dois relatórios, e o mais confiável é o relatório 1 por ter sido extraído do sistema.
Vou acrescentar uma coluna ao relatório chamada “check”, e nesta coluna digitar “ok” para todas as linhas da base de dados.
O próximo passo é ir até a base 1 e criar a coluna check, mas na base 2 não será necessário digitar o texto “ok”.
Na coluna check da base dois aplico a função procv e relaciono os elementos com os dados identificados abaixo:
Valor procurado
Este elemento deve selecionar o valor de vendas, pois é uma informação única nos dois relatórios.
Matriz tabela
Para este elemento basta selecionar todas as colunas do relatório 2, pois o relatório 1 deverá entregar a palavra “ok” para confirmação.
Número índice coluna
Este elemento da função define de qual coluna da matriz tabela sairá o resultado da busca, e neste caso a coluna 13.
Procurar intervalo
O elemento procurar intervalo não é obrigatório, porém possui um papel importante, define se a busca será exata ou aproximada.
Aplicando a função procv
Conforme explicações acima é hora de aplicar a função procv, então aplico a função na célula O9 do relatório 1.
Depois de aplicar a função é necessário fixar corretamente as referências, pois do contrário não será possível replicar a fórmula para todas as linhas.
A referência C9 precisar ser mista com coluna fixa, e desta forma pressiono três vezes a tecla F4.
A referência C9:O1500 do relatório 1 dever ser absoluta, pois não pode se mover ao replicar a fórmula.
=PROCV($C9;’Comparar Listas 1′!$C$9:$O$1500;13;0)
Depois de aplicar a fórmula e fixar corretamente basta replicar a função para todas as linhas do relatório 1.
Analisar para encontrar as diferenças
Este é o momento mais importante, pois a função criada possibilitará identificar quais vendas estariam faltando em comparação com o relatório 2.
Uma dica para facilitar este tipo de análise é aplicar filtros simples, e então selecionar somente os dados não localizados.
Estas informações com erro são importantes, pois são exatamente as diferenças que procuramos entre os dois relatórios.
Após esta análise encontramos os lançamentos faltantes, e para solucionar bastaria adicionar estes 6 lançamentos no relatório 2.
Quer particar? Então baixe a planilha utilizada neste artigo (comparar relatórios com a função procv): http://bit.ly/Planilhas_Suporte_Funcoes.
Ainda tem dúvidas de como comparar relatórios com a função procv? Então veja como fazer passo a passo pelo nosso vídeo no Youtube:
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Everton Pires
Empreendedor digital e especialista em finanças e controladoria
