SÉRIE 5 SUPERDICAS DE EXCEL (PARTE 3)

Veja neste artigo mais um capítulo da série 5 superdicas de Excel (Parte 3) que já acumula 25 dicas incríveis.

Eu considero como uma dica aqueles pequenos assuntos que não possuem grande conteúdo, mas pode melhorar a produtividade do usuário.

As dicas podem ser pequenas funcionalidades do Excel, e também atalhos próprios descobertos pelos usuários.

Com mais de 20 anos de uso frequente no Excel descobri diversas formas exclusivas de resolver determinados assuntos, e algumas delas são formas muito perticulares.

Dica 15 – Quebrar linhas com ALT + Enter

Esta é uma dica muito legal e serve basicamente para duas situações, para determinar que o texto mude para a linha debaixo e também para facilitar a criação de fórmulas.

Veja no exemplo acima que a função Se possui seis condições e fica muito mais simples entender a fórmula quebrando as linhas com Alt + Enter.

As linhas podem ser quebradas com fórmulas e qualquer tipo de texto e/ou caracteres, e a barra de fórmulas pode ser expandida ou diminuída conforme necessidade.

Dica 16 – Extrair dados de texto de datas

Esta é outra dica especial, pois as datas estão muito presentes no nosso dia a dia.

A função texto permite extrair diferentes tipos de dados de uma data, e para isso basta definir alguns caracteres para chegar ao resultado.

=texto(valor ; formato_texto)

Para entender melhor a sintaxe da função texto, o valor é a data e o formato texto é o tipo e formato do dado que será extraído da data.

Veja na tabela abaixo as combinações de caracteres que podem ser utilizados para extrair dados de determinada data:

É uma dica muito útil para soluções práticas com datas, simule todos os formatos, pois quando menos esperar será necessário.

Dica 17 – Formatar relatórios em 5 segundos

Esta dica é interessante e não tem exagero algum, é uma daquelas descobertas próprias e úteis.

Muitas vezes temos um relatório totalmente sem formatos, e para quem não tem prática pode ser um martírio conseguir transformar tal relatório.

A dica é realmente simples e rápida, basta aplicar o formato tabela e em seguida converter para intervalo em questão de segundos.

Selecione todo o relatório, aplique o formato tabela localizado na guia página inicial dentro do grupo estilos.

Escolha o design desejado e confirme.

Note que o relatório ganhou um novo visual em questão de segundos.

Agora basta converter o mesmo intervalo em tabelas para retirar o formato de tabela e restar somente a formatação, exatamente o que era desejado.

Perceba que a base de dados possui a formatação e não é mais uma tabela, e este processo pode ser muito útil para formatar de forma rápida determinado relatório.

Dica 18 – Simplificar valores no Excel

Esta dica é um recurso interessante de formatos personalizados que permite simplificar valores grandes de maneira muito simples.

Para aplicar este tipo de formatação personalizada para simplificar valores basta selecionar os dados, e clicar com o botão direito do mouse para escolhar formatar células.

Na guia número escolha a opção personalizado e no campo tipo defina zero com um, dois ou três pontos.

Esta formatação funciona da seguinte forma cada ponto simplifica três casas decimais, e dessa forma utilize 0., 0.. ou 0… conforme a necessidade.

Dica 19 – Cálculos na caixa colar especial

Muita gente não sabe mas a caixa colar especial permite alguns tipos de cálculos bem interessantes e úteis em determinadas situações.

O primeiro passo é selecionar o fator que será aplicado com algum operador matemático em outro valor.

Como exemplo imagina que temos uma tabela com as vendas mensais de todos os vendedores, é será preciso aplicar 20% em todos os valores para fazer uma previsão para o próximo ano.

Note que vou utilizar a célula laranja com o valor de 1,2 que neste caso aplicará 20% sobre todos os valores.

Veja os passos necessários para aplicar tal multiplicação utilizando a caixa colar especial:

Selecione a célula C9 e depois os atalhos CTRL + C;
Agora selecione todos os dados de vendas que receberão a multiplicação de 1,2 para ter 20% a mais;
Entre na caixa colar especial pela faixa de opções ou pelo atalho CTRL + ALT + V;
Na caixa colar especial escolha a opção multiplicação.

Este é apenas um exemplo, mas todos os operadores podem ser utilizados em diferentes situações desde que respeite o passo a passo mostrado acima.

Dica 20 – Contar linhas com a função Lin

Esta dica muita gente gosta, vou criar um contador de linhas em determinada base utilizando a função Lin.

A função lin é muito pouco útil quando utilizada individualmente, e esta aplicação sem duvidas seja a melhor delas.

Em determinadas situações o usuário precisa que os lançamentos de dados sejam contados automaticamente, para que isso não seja feito manualmente.

A utilização da função lin para criar esta contagem é muito simples, pois o a função entrega o número da linha onde a referência foi posicionada.

Como a contagem sempre inicia do 1, basta posicionar a referência da função na primeira linha da planilha para iniciar a contagem corretamente.

Neste caso a referência da função lin deverá estar relativa, ou seja, sempre que colada para baixo a fórmula desce automaticamente e continua a contando para as linhas subsequentes.